So erstellen Sie selbst ein Arbeitszeugnis

 

Allgemeine Hinweise zum Verfassen eines Arbeitszeugnisses

Form des Arbeitszeugnisses
Das Arbeitszeugnis spielt bei der Bewerbung des Arbeitnehmers eine erste wesentliche Rolle. Es stellt einen wichtigen Faktor im Arbeitsleben dar. Einerseits muss es wahr sein - andererseits darf es das weitere Fortkommen des früheren Mitarbeiters nicht ungerechtfertigt erschweren. Das Bundesarbeitsgericht hat seine äußere Form bestimmt (5AZR 182/92 ):

  • Es sei haltbares Papier von guter Qualität zu benutzen. Das Zeugnis müsse sauber und ordentlich geschrieben sein und dürfe keine Flecken, Radierungen, Verbesserungen, Durchstreichungen oder ähnliches enthalten.
  • Die äußere Form des Zeugnisses müsse außerdem so gestaltet sein, dass es nicht einen seinem Wortlaut nach sinnentstellenden Inhalt gewinne. Durch die äußere Form dürfe nicht der Eindruck erweckt werden, der ausstellende Arbeitgeber distanziere sich vom buchstäblichen Wortlaut seiner Erklärung.
  • Es müsse mit einem ordnungsgemäßen Briefkopf ausgestattet sein, aus dem der Name und die Anschrift des Ausstellers erkennbar seien. Der Unterschrift sei ein Firmenstempel beizufügen. Ferner könne der Mitarbeiter auch beanspruchen, dass das Zeugnis in einheitlicher Maschinenschrift abgefasst werde.
Urteil des Bundesarbeitsgericht vom 3.März 1993 - 5 AZR 182/92

Für den Zeugnisaufbau gibt es einen Standard. Danach ist wie folgt vorzugehen:

  • Überschrift
    Bezeichnung der Zeugnisart: Zwischenzeugnis, Praktikantenzeugnis etc.
  • Einleitungssatz
    Personalien des Mitarbeiters sowie die Dauer des Arbeitsverhältnisses
  • Aufgabenbeschreibung
    Position des Mitarbeiter und Beschreibung seiner Kompetenzen in der Firma
  • Leistungsbeurteilung
    Arbeitsweise, Arbeitsleistung und Arbeitserfolge des Mitarbeiters
  • Verhaltensbeurteilung
    Verhalten zu Vorgesetzten, Kollegen gegebenenfalls zu Kunden und weiteren Personen
  • Schlussabsatz
    Wenn vom Arbeitnehmer gewünscht, ist der Grund für das Ende des Arbeitsverhältnisses anzugeben. Am Ende: Dankesformel mit Zukunftswünschen.

Was im Zeugnis nichts zu suchen hat:

Negative Beobachtungen und Bemerkungen sind im Arbeitszeugnis unzulässig. Ebenso wenig ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, dem Scheidenden gute Wünsche für seine berufliche und private Zukunft mitzugeben. Zu beiden Fällen gibt es verschiedene Gerichtsurteile, anhand derer auch die "Bestimmungen für Arbeitszeugnisse in der Wirtschaft" modifiziert werden. Diese legen unter anderem die thematischen Tabus bei der abschließenden Beurteilung eines Mitarbeiters fest:

  • Gehalt
  • Kündigungsgründe
  • Vorstrafen
  • Abmahnungen
  • Krankheiten/Fehlzeiten
  • Leistungsabfall
  • Alkoholabhängigkeit
  • Behinderungen
  • Betriebsratstätigkeit
  • Gewerkschaftsengagement
  • Parteizugehörigkeit
  • Religiöses Engagement
  • Nebentätigkeiten/Ehrenämter
  • Urlaubs- und Fortbildungszeiten

Darüber hinaus darf im Text nichts unterstrichen, kursiv gedruckt oder gefettet werden. Ausrufe-, Frage- und Anführungszeichen sind ebenfalls unzulässig.

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Gute Noten, schlechte Noten - Probleme mit dem Arbeitszeugnis

Die Zahl der Prozesse, die um Arbeitszeugnisse geführt werden, steigt jährlich. Viele dieser Zeugnisstreitigkeiten enden mit einem Vergleich. Und der ist für den Arbeitnehmer meist ein Erfolg. Rachsüchtige Arbeitgeber, die die Karriere ihrer ausgeschiedenen Mitarbeiter mit einem Zeugnis bremsen wollen, haben vor Gericht schlechte Karten.

Rechtsanspruch:

Alle Arbeitnehmer sowie arbeitnehmerähnliche Personen (z.B. Vertreter) und Auszubildende haben einen Rechtsanspruch auf ein Arbeits- oder Ausbildungszeugnis. Für Auszubildende gilt dieser Anspruch auf ein qualifiziertes Zeugnis automatisch, es muss nicht erst beim Arbeitgeber angefordert werden. Die Dauer des Arbeitsverhältnisses ist dabei unerheblich.

Äußere Form:

Ein Zeugnis ist eine Urkunde, d.h. es muss eine angemessene Form haben, also nicht mit Bleistift geschrieben sein oder Flecken aufweisen etc. Der Arbeitnehmer kann es sonst zurückweisen. Die korrekten Personalien, der Tätigkeitszeitraum und die Bezeichnung der Tätigkeit müssen dem Zeugnis zu entnehmen sein. Und für eine korrekte Beurteilung braucht man schon mindestens zwei DIN-A4-Seiten. Für ein einfaches Zeugnis reichen Informationen über Art und Dauer aller vom Arbeitnehmer ausgeführten Tätigkeiten. Urlaub und krankheitsbedingte Fehlzeiten werden nicht erwähnt. Ein sog. qualifiziertes Zeugnis wird auf Verlangen des Arbeitnehmers ausgestellt und enthält neben der Bestätigung über Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses eine Bewertung der Leistung (etwa die Fachkenntnisse, Arbeitsqualität und -bereitschaft oder Fleiß) und des Verhaltens des Arbeitnehmers. Hier hat der Arbeitgeber einen größeren Beurteilungsspielraum, den in Streitfällen das Arbeitsgericht überprüfen kann.

Zeugnis-Inhalt:

Wahrheit
Als oberstes Gebot gilt: Das Zeugnis muss wahr sein. Es darf das berufliche Fortkommen des Arbeitnehmers nicht behindern bzw. unnötig erschweren. Geheimzeichen wie Häkchen und Striche, die die Mitgliedschaft in der Gewerkschaft offen legen sollen, sind verboten, denn alle Hinweise auf das Privatleben des Arbeitnehmers, aber auch eine eventuelle Betriebsrats- oder Gewerkschaftstätigkeit gehören generell nicht in ein Zeugnis, es sei denn, der Arbeitnehmer wäre damit einverstanden. Auch negative Tatsachen dürfen erwähnt werden, allerdings nur dann, wenn sie beweisbar sind. Dann darf der Arbeitgeber sogar sehr harte Formulierungen verwenden. Denn falls der nächste Arbeitgeber durch den Zeugnisaussteller getäuscht wird und einen eigentlich untreuen Arbeitnehmer einstellt und durch ihn einen Schaden erleidet, kann er auf Schadenersatz klagen. Wer schwerwiegende Leistungsmängel eines Arbeitnehmers verschweigt, kann sich regresspflichtig machen. Der Chef muss ebenso gegenüber dem Arbeitnehmer haften, wenn er das Zeugnis unrichtig, zu spät oder gar nicht ausgestellt hat und dieser deshalb keine Stelle findet.

Wohlwollen
Der grundsätzliche Zweck der Zeugniserteilung, dem beruflichen Fortkommen des Arbeitnehmers dienlich zu sein, ergibt sich aus der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers für den Arbeitnehmer und bedingt, dass das Zeugnis von Wohlwollen getragen sein muss.

Unzulässiges:

Verboten sind boshafte Formulierungen. Beispiel: "Die Auszubildende tut Recht daran, aus dem kaufmännischen Beruf auszuscheiden, da sie im Rechnen Schwierigkeiten hat." (Urteil von 1960) Unzulässig ist es auch, wenn eine Führungskraft darauf besteht, dass der Arbeitgeber vermerkt, welche wirtschaftlichen Erfolge die Arbeitsgruppe unter seiner Leitung erzielt hat. Im Zeugnis sollen nicht Erfolge bescheinigt werden, sondern das persönliche Leistungspotential. Persönliche Eigenschaften wie etwa mangelndes Einfühlungsvermögen gehören nicht in ein Zeugnis, genauso wenig wie Krankheiten, selbst dann nicht, wenn sie zur Kündigung geführt haben. Und last but not least dürfen Kündigungsgründe nur dann im Zeugnis auftauchen, wenn dies vom Mitarbeiter ausdrücklich verlangt wird.

Berichtigung:

Ein Arbeitnehmer sollte nicht darauf hoffen, dass Negativpunkte im Zeugnis nicht auffallen. Schon eine kritische Andeutung kann die Bewerbungschancen drastisch senken. Falls notwendig, sollte man sich nicht scheuen, rechtliche Schritte einzuleiten. Klage auf Erteilung eines korrekten Zeugnisses muss so schnell wie möglich eingereicht werden. Wer zu lange wartet, gibt damit zu verstehen, dass er das Zeugnis in der vorliegenden Form akzeptiert. Der Anspruch auf ein korrektes Zeugnis verfällt zwar nicht, aber man muss nachträglich beweisen, warum das Zeugnis unzutreffend ist. Das ist sowieso nicht einfach und wird um so schwerer, je länger die Anstellung zurückliegt. Wichtig dabei: Das neue Zeugnis muss das Datum des ursprünglichen Zeugnisses tragen, eine Ergänzung darf als solche nicht erkennbar sein.

Unscharfe Aussagen, die in der Umgangssprache durchaus positiv besetzt sind, können im Zeugnisdeutsch eine negative Färbung bekommen, z.B. wenn es heißt "der Arbeitnehmer hat sich bemüht, seinen Kräften entsprechend das Beste zu geben." Klingt gut, ist aber nur eine vorsichtige Formulierung für "völlig unfähig". Lässt sich eine Geheimsprache unter Personalleitern nachweisen, verstoßen diese Formulierung gegen § 113 Abs.3 GewO, der ausdrücklich die Aufnahme von persönlichen Merkmalen untersagt. Eine Abmachung unter Personalabteilungen kommt dem gleich.

Notenskala: Schlüssel zur Notenskala

  • stets zu unserer vollsten Zufriedenheit (sehr gut)
  • stets zur vollen Zufriedenheit (überdurchschnittlich, gut)
  • stets zu unserer Zufriedenheit (befriedigend)
  • zu unserer Zufriedenheit (unterdurchschnittlich, aber ausreichende Leistungen)
  • er war bemüht, die ihm gestellten Anforderungen zu erfüllen (mangelhaft)

Wichtig für die Leistungsbewertung ist aber auch der Gesamtzusammenhang.

Literaturhinweis:
Prof. Arnulf Weuster: Arbeitszeugnisse in Textbausteinen, Boorberg Verlag
Manfred Lukas: Arbeitszeugnisse richtig deuten, Econ-Verlag

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Der "GEHEIMCODE" der Arbeitgeber bei Zeugniserteilung

Jeder Arbeitnehmer in Deutschland hat ein Recht auf die "faire" und "objektive" Beurteilung seiner Leistungen in Form eines Arbeitszeugnisses. Das legt das Bürgerliche Gesetzbuch fest. Negative Formulierungen sind dabei unzulässig – so haben mehrere Gerichte entschieden. Wen wundert es da, dass die Personalchefs eine "Geheimsprache" entwickelt haben, mit der sie ungünstige Beurteilungen möglichst positiv klingen lassen.

Hier finden Sie die Übersetzung der gängigsten Formulierungen:

Das steht geschrieben ...
Das ist gemeint ...
... hat stets die ihm übertragenen Arbeiten stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt ...
sehr gute Leistungen
... hat die ihm übertragenen Arbeiten stets zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt ...
gute Leistungen
... hat die ihm übertragenen Arbeiten zu unserer Zufriedenheit erledigt ...
ausreichende Leistungen
... hat die ihm übertragenen Arbeiten im großen und ganzen zu unserer Zufriedenheit erledigt ...
mangelhafte Leistungen
... hat sich bemüht, die ihm übertragenen Arbeiten zu unserer Zufriedenheit zu erledigen ...
unzureichende Leistungen
... hat unseren Erwartungen entsprochen ...
schlecht
... in jeder Hinsicht entsprochen ...
befriedigend
... in bester Weise entsprochen ...
ziemlich gut
... in jeder Hinsicht und in bester Weise entsprochen ...
gut
... in jeder Hinsicht und in allerbester Weise entsprochen ...
sehr gut
... hat alle Arbeiten ordnungsgemäß erledigt ...
Bürokrat, der keine Initiative entwickelt
... mit seinen Vorgesetzten ist er gut zurechtgekommen ...
ein Mitläufer, der sich gut anpasst
... war sehr tüchtig und wusste sich gut zu verkaufen ...
ist ein unangenehmer Mitarbeiter
... wegen ihrer/seiner Pünktlichkeit war sie/er stets ein gutes Vorbild ...
war in jeder Hinsicht eine Niete
... wir haben uns im gegenseitigem Einvernehmen (Einverständnis) getrennt ...
wir haben ihm gekündigt
... bemühte sich, den Anforderungen gerecht zu werden ...
hat versagt
... hat sich im Rahmen seiner Fähigkeiten eingesetzt ...
hat getan was sie/er konnte, aber das war nicht viel
... alle Arbeiten erledigte sie/er mit großem Fleiß und Interesse ...
war eifrig, aber nicht besonders tüchtig
... war immer mit Interesse bei der Sache ...
hat sich angestrengt, aber nichts geleistet
... zeigte für seine Arbeit Verständnis ...
war faul und hat nichts geleistet
... hat sich bemüht, seinen Aufgaben gerecht zu werden ...
Guter Wille, aber mehr auch nicht - ungenügende Leistung
... erfüllte seine Aufgaben zu unserer vollen Zufriedenheit ...
mäßige, aber noch brauchbare Leistungen
... im Kollegenkreis galt er als toleranter Mitarbeiter ...
für Vorgesetzte ist er ein schwerer Brocken
... wir lernten ihn als umgänglichen Kollegen kennen ...
viele Mitarbeiter sahen ihn lieber von hinten als von vorn
... ist ein zuverlässiger (gewissenhafter) Mitarbeiter ...
ist zur Stelle, wenn man sie/ihn braucht, allerdings ist sie/er nicht immer brauchbar
... bemühte sich mit großem Fleiß, die ihr/ihm übertragenen Aufgaben zu unserer Zufriedenheit zu erfüllen ...
sie/er hat versagt
... ihre/seine Leistungen haben in jeder Hinsicht unsere volle Anerkennung gefunden ...
außergewöhnlich
... wir waren mit ihrer/seiner Leistung in jeder Hinsicht außerordentlich zufrieden ...
außergewöhnlich
... erledigte die ihr/ihm übertragenen Arbeiten mit Fleiß und war stets bestrebt (willens), sie termingerecht zu beenden ...
unzureichende Leistungen
... hat sich mit großem Eifer an diese Aufgabe herangemacht und war erfolgreich ...
mangelhafte Leistung
... durch ihre/seine Geselligkeit trug sie/er zur Verbesserung des Betriebsklimas bei ...
sie/er neigt zu übertriebenem Alkoholgenuss
... für die Belange der Belegschaft bewies sie/er stets Einfühlungsvermögen ...
sucht Sexkontakte bei Betriebsangehörigen
... für die Belange der Belegschaft bewies er/sie ein umfassendes Einfühlungsvermögen ...
homosexuell oder lesbisch
Senkrechter Strich mit Kugelschreiber/Füllhalter, links stehend von der Unterschrift, der aussieht wie ein "Ausrutscher":
bedeutet Mitglied einer Gewerkschaft
Ein so genannter "Ausrutscher" (nur Häkchen) nach rechts:
bedeutet Mitglied einer rechtsstehenden Partei
Ein so genannter "Ausrutscher" (nur Häkchen) nach links:
bedeutet Mitglied einer linksstehenden Partei
Ein so genannter "Doppelausrutscher" (Doppelhäkchen) nach links:
bedeutet Mitglied einer linksgerichteten, verfassungsfeindlichen Organisation

 

Zeugnisstufen für Lohnempfänger:

Zeugnistext
Schulnote
... mit ihrem/seinem Fleiß, ihren/seinen Leistungen und ihrer/seiner Führung waren wir in jeder Hinsicht zufrieden ...
Schulnote 1 - 2
... mit ihrem/seinem Fleiß, ihren/seinen Leistungen sowie ihrer/seiner Führung waren wir sehr zufrieden ...
Schulnote 2
... mit ihrem/seinem Fleiß, ihren/seinen Leistungen sowie ihrer/seiner Führung waren wir zufrieden ...
Schulnote 2-3
... mit ihren/seinen Leistungen und ihrer/seiner Führung waren wir zufrieden ...
Schulnote 3
... ihre/seine Leistungen und ihre/seine Führung waren befriedigend ...
Schulnote 3-4
Wir bestätigen Herrn/Frau ___ ... dass er/sie vom ___ bis ___ bei uns als ___ beschäftigt war.
Schulnote 4

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Beurteilungsfehler und psychologische Probleme

Was steckt dahinter?
Neben den Beurteilten gehen auch Vorgesetzte nicht vollkommen angstfrei an ein Arbeitszeugnis heran. Ihr Problem ist es, dass sie ein Zeugnis nicht gerecht schreiben, Beurteilungsfehler einfließen lassen und sich bei jeder freien Formulierung auch Fehler in der Bewertung einschleichen könnten.

Psychologisch gesehen neigen Beurteiler zum Mittelmaß. So haben eine große Anzahl von Menschen ungefähr dieselbe Größe, gleiche Leistungsmerkmale, ungefähr gleiche Intelligenz, und sie unterscheiden sich auch hinsichtlich anderer, äußerer Merkmale kaum.

Erfahrungsgemäß gibt es drei Beurteilungsfehler:

  1. Mittelmaß
    Beurteiler, die zum Mittelmaß neigen, schreiben Arbeitszeugnisse, die mehr oder weniger im Bereich befriedigend liegen. Sie erteilen weder sehr gute Arbeitszeugnisse noch ausgesprochen schlechte. Sie neigen dazu, längerfristig sowohl überdurchschnittlich gute Mitarbeiter als auch sehr schlechte Mitarbeiter aus ihrem Bereich zu eliminieren. Damit tritt in der Abteilung eine Harmonie ein, die zugleich auch das Mittelmaß zur Norm erhebt. Gute und sehr gute Mitarbeiterverstecken sich unter dieser übermächtigen Norm.
  2. Rosiges Weltbild
    Beurteiler mit dem "rosigen" Weltbild geben, verglichen mit dem Durchschnitt, viel zu gute Noten. Dazu haben sie zwei Gründe: Zum einen sehen sie tatsächlich in jedem Mitarbeiter nur das Beste. Ihr Weltbild ist durch das Gute im Menschen geprägt. Zum anderen ist es ihnen unmöglich, den Mitmenschen weh oder gar unrecht zu tun. Lieber geben sie einen schlechten Mitarbeiter eine bessere Note als dieser verdient hätte, als dass sie eine gute zu schlecht beurteilen.
  3. Rächer
    Die dritte, für viele Arbeitnehmer angsterregendste Beurteilerpersönlichkeit ist der "Rächer". Wenn er zuvor auch zuvorkommend gewesen sein sollte, so lässt er zum Schluss die Maske fallen und richtet in den Arbeitszeugnissen gnadenlos. "Ein Zeugnis besser als befriedigend ist inakzeptabel" hört man ihn sagen. Er fasst das Arbeitszeugnisse als letzte Chance für die Rache auf. Alles, was bisher geschluckt wurde, fließt in die lächerlichen paar Zeilen ein, die über Wohl und Wehe der Ex-Mitarbeiterzukunft entscheiden können.
Quelle: Arbeitszeugnisse, Horst H. Siewert

Abhilfen:
Wenn die Beurteilungsrichtlinien in einem Betrieb klar ausgearbeitet sind, kommt das beiden zugute, Beurteilten und Beurteiler. Das schlechte Gefühl , über den Tisch gezogen worden oder etwa einem gnadenlosen Rächer in die Hände gefallen zu sein, ist weg, bzw. es kann bei einer objektiven Bewertung eigentlich gar nicht aufkommen.

So bleibt nur noch ein letztes Problem, und das ist die Fabulierkunst des einzelnen Beurteilers. Diese ist aber mit Hilfe von Textbausteinsystemen wie unserem Arbeitszeugnisprogramm oder der Online-Erstellung in den Griff zu bekommen.

 

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